Realizacje · Procesy + CRM pod serwis
ForCopy × flow366
Sklep i reklamy działały. Między zgłoszeniem a fakturą wszystko zależało od pamięci ludzi. Rozpisaliśmy proces i zbudowaliśmy system, który go prowadzi.
- Mapa procesu
- CRM pod serwis
- Leady z Facebooka
- Pomiar sprzedaży
- Archiwum z papieru
- Przeglądy same
- 12 962odręcznych formularzy w systemie
- 35reguł automatycznych pilnuje procesu
- 15 minco tyle leady z Facebooka wpadają do CRM
Dzień 031 · Z czym przyszedł klient
Co nie działało.
- 01
Reklamy liczyły nie to, co trzeba
42 formularze w Google Ads, 13 prawdziwych zgłoszeń w bazie. 64 kliknięcia w telefon, dwa połączenia.
- 02
Sprzedaż nie wracała do reklam
Z 218 zgłoszeń żadne nie wróciło do Google jako sprzedaż.
- 03
Leady przepisywane ręcznie
Facebook, formularz, mail i telefon osobno. 23 z 24 leadów stało na statusie „nowy”.
- 04
Historia maszyn w skanach
3 481 protokołów, pisanych ręcznie. Zleceń serwisowych jako danych nie było wcale.
- 05
Przeglądy w głowie
Nic nie przypominało o terminie. Klient dzwonił po awarii.
- 06
Dzierżawa z faktur
Warunki umów tylko na fakturach. Rozliczenie składane ręcznie co miesiąc.
Dzień 288 · Co zrobiliśmy
Po kolei, od najdroższego problemu.
- 01
Jedna droga zlecenia: od zgłoszenia do rozliczenia, z warunkiem na każdym kroku.
- 02
Leady z Facebooka, formularza, maila i telefonu w jednym miejscu.
- 03
Sprzedaż z CRM wraca do Google Ads co godzinę.
- 04
Archiwum z papieru odczytane i przypięte do maszyn.
- 05
Przeglądy, naklejki QR i protokoły zakładają się same.
- 06
Wszystko, co wychodzi do klienta, czeka na jedno kliknięcie.
Dzień 312 · Zanim ruszyliśmy
Problem nie był w sprzedaży.
Był między zapytaniem a fakturą: tam, gdzie nikt nie patrzy, bo nic się nie pali.
Dzień 074 · Koszt zwlekania
Co to kosztowało, zanim ruszyliśmy.
- 41 z 46 sprzedaży bez źródławe wrześniu nie było wiadomo, skąd przyszedł klient, więc budżet reklam szedł na ślepo.
- Algorytm uczył się na kliknięciachGoogle optymalizował pod formularze i dotknięcia numeru, a nie pod zgłoszenia, które kończą się umową.
- Wiedza w jednej głowiekiedy przegląd, jaki toner, co wymieniono. Reszta firmy czekała, aż ta osoba będzie wolna.
- Przegląd po awariizamiast przed nią. Każdy taki telefon to przestój u klienta i pilny wyjazd zamiast zaplanowanego.
Dzień 118 · Efekt
Co to dało w liczbach.
Dzień 058 · Metoda
Najpierw proces.
Potem program.
Gotowy CRM każe dopasować firmę do siebie. My dopasowaliśmy system do firmy.
Droga zlecenia
Jedna droga, sześć przystanków.
- 01
Zgłoszenie
telefon, mail, formularz, kod QR
- 02
Zlecenie
serwisant i historia maszyny
- 03
Wizyta
licznik, opis, podpis klienta
- 04
Protokół
PDF przy zamknięciu, sam
- 05
Przegląd
następny termin, sam
- 06
Rozliczenie
dzierżawa z licznika
Procesy
Siedem procesów, 35 reguł automatycznych.
Każdy proces ma etapy, termin reakcji i rolę, która za niego odpowiada. Reguły pilnują terminów, zanim ktoś o nich zapomni.
- 01
Zlecenie serwisowe
reakcja w 4 h- Nowe
- Przyjęte
- W drodze
- Diagnoza
- W naprawie
- Czeka na części
- Do podpisu
- Zakończone
Start: telefon, mail, formularz, kod QR. Samo: przydział serwisanta, zadanie „zamów część”, protokół PDF przy zamknięciu.
- 02
Lead
kontakt w 1 h- Nowy
- Kontakt
- Oferta
- Negocjacje
- Wygrany / przegrany
Start: formularz, Facebook, telefon. Samo: zadanie dla handlowca, telefon 48 h po ofercie, powód przegranej.
- 03
Oferta
odpowiedź w 5 dni- Szkic
- Do potwierdzenia
- Gotowa
- Przekazana
- Zaakceptowana
- Zamówienie
Start: z leada albo ręcznie. Samo: kontrola marży i rabatu, pozycje bez ceny zakupu do kierownika.
- 04
Przegląd okresowy
po 175 dniach- Wizyta zamknięta
- Zadanie: umów przegląd
- Nowe zlecenie
Start: zamknięta wizyta. Samo: zadanie zakłada się samo, bez kalendarza w głowie.
- 05
Dzierżawa
co miesiąc- Odczyt licznika
- Kontrola
- Pozycja na fakturze
Start: odczyt licznika. Samo: abonament i strony ponad limit liczone z umowy.
- 06
Tonery
zadanie w 24 h- Zamówienie
- Stan magazynu
- Wysyłka albo z wizytą
- Dostarczone
Start: QR, sklep, telefon. Samo: przy dzierżawie bez faktury, materiały w cenie umowy.
- 07
Reklamacja
decyzja w 14 dni- Zgłoszenie
- Weryfikacja
- Decyzja
- Naprawa / wymiana
- Zamknięta
Start: zgłoszenie klienta. Samo: termin odpowiedzi pilnowany na każdym etapie.
Dzień 196 · CRM w działaniu
Nie opis. Nagranie.
Przewinięcie strony dowodzi, że wdrożenie istnieje. To pokazuje, że działa.
Zgłoszenie przez telefon
Zlecenie z urządzeniem i serwisantem w kilkanaście sekund.
Etapy i „Następny krok”
Karta mówi, czego brakuje, zanim zlecenie pójdzie dalej.
Karta urządzenia
Wizyty, liczniki, umowa i naklejka QR jednej maszyny.
Zamknięcie i protokół
Bez licznika i podpisu się nie da. PDF powstaje sam.
Przeglądy okresowe
Lista po terminie, zlecenie jednym kliknięciem.
Rozliczenie dzierżawy
Abonament i strony ponad limit z odczytów licznika.
Trasa ułożona automatycznie
Kierownik zatwierdza, serwisant widzi ją rano w telefonie.
Leady i oferty
Zapytania ze wszystkich kanałów w jednej tablicy.
Nagrania z panelu ForCopy na danych przykładowych.
Automatyzacja
Co dzieje się samo, a co czeka na Ciebie.
Samo
- Leady z Facebooka co 15 minut
- Zlecenie z maila ze streszczeniem
- Rozmowa telefoniczna jako zadanie
- Firma z NIP z rejestrów
- Kolejny przegląd po wizycie
- Naklejki QR do druku
- Sprzedaż do Google Ads co godzinę
Po kliknięciu
- Protokół i kosztorys do klienta
- Mail sprzedażowy i umowa
- Decyzje właściciela na ekranie „Dziś”
- Praca agenta: zawsze „do akceptacji”
Kontrola jakości
Błędy, których system nie przepuści.
- Blokada
Zamknięcie zlecenia bez licznika, opisu naprawy, podpisu, naklejki QR i wydruków kontrolnych.
- Blokada
Licznik starszy niż zlecenie. Licznik niższy od poprzedniego wymaga potwierdzenia technika.
- Blokada
Pozycja dzierżawy bez umowy, klienta albo NIP, z cofniętym licznikiem albo drugi raz za ten sam miesiąc.
- Blokada
Wydanie części, której nie ma na półce, i dopłata bez zdjęcia wydruku.
- Blokada
Marża poniżej 15% albo rabat powyżej 15% bez zgody kierownika.
- Blokada
Mail, SMS albo protokół do klienta bez kliknięcia „Wyślij”.
- Wyłapane98
klientów zapisanych podwójnie pod tym samym NIP, scalonych przy imporcie.
- Wyłapane71
powtórzonych numerów seryjnych i 49 maszyn bez numeru, oznaczonych do decyzji.
- Wyłapane2 478 → 636
wizyt archiwalnych do sprawdzenia po automatycznej weryfikacji. Resztę rozstrzyga człowiek, nikt nie zgaduje.
Dzień 213 · Rachunek czasu
Około 55 godzin miesięcznie mniej.
- ok. 20 hna szukaniu historii maszyny
Karta urządzenia zamiast przeglądania skanów. 242 wizyty w miesiącu × 5 minut szukania przed wyjazdem.
Bez tego: technik dzwoni do biura albo jedzie bez wiedzy, co wymieniono ostatnio.
- ok. 16 hna protokołach
PDF powstaje przy zamknięciu zlecenia, z podpisem i licznikiem. 242 protokoły × 4 minuty wypisywania, skanu i wysyłki.
Bez tego: papier w samochodzie, skan po powrocie, mail wysłany ręcznie albo wcale.
- ok. 12 hna przyjmowaniu zgłoszeń
Zgłoszenie z maila, QR i formularza samo staje się zleceniem z urządzeniem. 242 zgłoszenia × 3 minuty przepisywania.
Bez tego: przepisywanie z maila, dopytywanie o model i numer seryjny.
- ok. 7 hna rozliczeniu dzierżawy
Abonament i strony ponad limit liczone z licznika i umowy. 137 pozycji × 3 minuty liczenia i wpisywania.
Bez tego: kalkulator, faktura sprzed miesiąca i ryzyko pomyłki w każdej pozycji.
Liczby wynikają z założeń podanych obok. Podstaw swoje wartości — rachunek zostaje ten sam.
To szacunek, nie pomiar. Liczba zgłoszeń i pozycji dzierżawy pochodzi z danych ForCopy, minuty są założeniem. Zmierzone wyniki podamy po pierwszym miesiącu pracy w systemie.
Dzień 102 · Archiwum
Papier też jest danymi.
Przenieśliśmy go.
Każdy formularz odczytany i sprawdzony z numerem seryjnym. Niepewnych nie zgadywaliśmy.
Dzień 118 · Przeniesienie danych
Historia, która leżała w segregatorach.
Porównanie
Popularny CRM a system pod proces.
Pipedrive i HubSpot są dobre, gdy firma to głównie lejek sprzedaży. Różnica zaczyna się po sprzedaży.
| Kryterium | Pipedrive | HubSpot | flow366 |
|---|---|---|---|
| Punkt wyjścia | Lejek sprzedaży | Lejek sprzedaży + marketing | Proces Twojej firmy |
| Cena wejścia | od 14 € / stanowisko / mies. | Professional od 90 $ / stanowisko / mies. + wdrożenie 1 500 $ | Wycena po audycie procesu |
| Automatyzacje | od planu Growth (39 €) | Starter do 50, Professional do 300 | Reguły procesu + agent do akceptacji |
| Serwis, liczniki, dzierżawa | Brak w opisie planów | Brak w opisie planów | Wbudowane |
| Stare dane | Import z arkusza | Import z arkusza | Także papier: 12 962 formularze |
| Kto układa system | Ty albo partner | Ty albo partner | My, pod role w firmie |
Według cenników pipedrive.com/pl/pricing i hubspot.com/pricing/sales, 17.10.2026, ceny netto. „Brak w opisie planów”: cennik nie wymienia funkcji, bywa dostępna przez integracje.
Dzień 152 · Przebieg współpracy
Jak to szło po kolei.
- 01
Lipiec: sklep i serwis na stronie
Pierwsza część współpracy: sklep B2B, zgłoszenia serwisowe, kod QR na maszynie.
- 02
Wrzesień: pomiar i leady
Prawdziwe zgłoszenia zamiast kliknięć, sprzedaż wracająca do reklam, automat leadów z Facebooka.
- 03
Październik: archiwum i proces
Siedem procesów, 35 reguł automatycznych, przeniesienie papierowego archiwum, role i ekrany dla biura i serwisantów.
- 04
19 października: start zespołu
Codzienna praca ForCopy w CRM. Wyniki pierwszego miesiąca dopiszemy, kiedy będą zmierzone.
Dzień 234 · Zakres
ForCopy × flow366
procesy i CRM.
Mapa procesu · CRM pod serwis · Leady z Facebooka · Pomiar sprzedaży · Archiwum z papieru · Przeglądy same
Dzień 366 · Zakres
Chcesz tego samego? Tak to robimy.
Ta realizacja powstała z tych usług — każda opisana osobno, z widełkami cen i przebiegiem współpracy.
Strony i sklepy internetowe
Projektujemy strony, które nie tylko dobrze wyglądają, ale przede wszystkim sprzedają.02Marketing oparty na danych
Plan, który łączy działania marketingowe, procesy sprzedażowe i automatyzacje.03Automatyzacje i integracje
Usprawniamy powtarzalne procesy — od pozyskania leada po obsługę klienta.04Pozycjonowanie SEO
Budujemy widoczność w Google i ruch, który zamienia się w zapytania.05Opieka nad stroną i rozwój
Analizujemy wyniki, optymalizujemy i wdrażamy kolejne rzeczy. Co miesiąc.Dzień 118 · Realizacje
Więcej realizacji. Różne problemy.
Nie robimy tego samego szablonu w innych kolorach.
ForCopy
Rejestr zgłoszeń serwisowych · Katalog części z rabatamiZobacz case study →napiszeto.pl
Odtworzenie z kopii · Cztery luki zamknięteZobacz case study →
Go Right Way
Odzyskanie po włamaniu · Migracja serweraZobacz case study →Twoja firma też żyje w kilku programach? Zacznijmy od mapy.
Audyt procesu pokazuje, gdzie gubią się zlecenia i co warto zautomatyzować.
Dzień 366 · Kontakt
Zacznijmy od rozmowy.
Piętnaście minut wystarczy, żeby powiedzieć, czy w ogóle warto się za to brać.
Albo od razu: +48 794 164 794 · kontakt@mark366.pl
